Assistant Administratif Temporaire H/F - 60

Environnement et contexte de travail

L'activité s'exerce au sein du laboratoire génie enzymatique et cellulaire (GEC) - département génie biologique. Le laboratoire est composé d'une équipe de 18 enseignants-chercheurs et chercheurs et de 13 personnels administratifs et techniques.

Le GEC mène des recherches en biologie au niveau de la région Hauts-de-France, en associant, au sein d'une même unité, l'UTC et l'université de Picardie Jules Verne à Amiens (UPJV). À mi-chemin entre la biologie et la chimie, l'unité est rattachée à l'institut Biologie du CNRS.

La personne recrutée sera localisée à Compiègne et rendra compte au directeur du laboratoire.

Mission
Vous contribuerez aux activités de gestion administrative et financière du laboratoire génie enzymatique et cellulaire (GEC).

Activités
1.Secrétariat/ communication

Accueillir, informer et orienter les différents publics (étudiants, enseignants, vacataires, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, ou par courriel
Prendre en charge la gestion administrative et le suivi de dossiers (dossiers des stagiaires et séjournants; saisie des congés des doctorants et du personnel contractuel...)
Réceptionner et diffuser le courrier
Diffuser les informations générales au laboratoire
Saisir et mettre à jour des tableaux de bord
Contribuer au fonctionnement du laboratoire (logistique, réunions de travail interne/externe, missions, faciliter la circulation de l'information...)
Réserver les titres de transport et d'hébergement
Classer et archiver les pièces administratives et financières

2.Gestion financière

Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais pour les missions des intervenants internes et externes
Établir les demandes d'achat après avoir obtenu les devis ; s'assurer du service fait et effectuer la saisie correspondante pour l'UTC/ le CNRS, suivant le cas ; recueillir les pièces justificatives à transmettre au service compétent (pour l'UTC: direction des affaires financières)
Saisir les factures dans l'application dédiée
Correspondre avec les fournisseurs (demande de devis, suivi de la facturation...)
Participer à l'interface avec les services centraux de l'UTC (DAF, notamment) et avec les partenaires externes dans le contexte des missions