Les missions du poste
Le Cabinet du Maire, placé sous l'autorité du Directeur de Cabinet, est une direction qui dépend directement du Maire. Il assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services, les partenaires et autres collectivités et organise l'expression politique du Maire et de la Municipalité.
Le cabinet est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et de gérer et d'organiser l'emploi du temps de Monsieur le Maire, de traiter le courrier qui lui est adressé personnellement et d'assurer le suivi des dossiers.
Placé(e) sous la responsabilité du Directeur de Cabinet, vous aurez principalement en charge des missions de rédaction, d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et suivi de dossiers.
Missions
Gestion des courriers, notes, mails :
Vous réceptionnez et traitez les courriers, notes, mail (externes et internes),
Vous rédigez et mettez en forme divers documents : courriers, comptes rendus, notes...,
Vous assurez la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées,
Accueil téléphonique et physique du cabinet du Maire :
Vous gérez les appels téléphoniques avec les administrés, les élus et les différents intervenants de la vie municipale,
Vous accueillez et recevez, filtrez, renseignez, transcrivez les messages, réorientez l'interlocuteur, dans le but d'apporter une solution,
Vous organisez des réunions et des rendez-vous,
Mise à jour des fichiers.
« ALLO, Monsieur le Maire »
Conditions d'exercice
Poste temps complet (39h)
Horaires de bureau mais avec la possibilité de travailler ponctuellement le samedi matin.
Le profil recherché
Posséder une première expérience sur un poste similaire
Excellent niveau d'orthographe et parfaites qualités rédactionnelles,
Maîtrise des outils bureautiques Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook),
Maîtrise de la sténographie appréciée,
Bonne connaissance de l'organisation des collectivités territoriales,
Capacité d'analyse et de synthèse,
Sens de l'organisation et du travail en équipe,
Sens du contact et de la communication,
Sens du service public,
Méthode et rigueur,
Discrétion,
Disponibilité.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique
- Prise de note