Assistant de Gestion Administrative Pédagogique Enseignements H/F - 60

L'assistant de gestion administrative et pédagogique contribue au bon fonctionnement administratif et pédagogique des formations en langues.
Il assure l'organisation et le suivi des activités pédagogiques du domaine des langues.
Il travaille sous la responsabilité du directeur du département TSH et du responsable du Domaine des Langues. Il est l'interlocuteur privilégié des enseignants (permanents et vacataires), des étudiants (environ 2 500 inscriptions en langues) et des services de l'établissement.

Le poste implique une coopération régulière avec les services de l'université (direction formation et pédagogie, direction des affaires financières, direction des systèmes d'information) ainsi qu'avec des interlocuteurs externes (institutions et fournisseurs).
Le poste constitue un rôle d'interface et d'appui à la gestion administrative et pédagogique des enseignements et des processus de formation.

Le candidat/la candidate idéal(e) possède une expérience en gestion administrative sur un poste similaire au sein d'un établissement d'enseignement supérieur.

MISSIONS
L'assistant de gestion administrative et pédagogique assure des missions polyvalentes :
Gestion administrative et organisationnelle des formations
Appui à la coordination pédagogique
Suivi administratif des enseignements et des activités pédagogiques
Coordination avec les différents acteurs (responsables pédagogiques, enseignants, services administratifs)
Contribution à la fluidité des processus pédagogiques et administratifs

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion administrative, pédagogique et des enseignements :
Accueillir, informer et orienter les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs et visiteurs
Répondre aux demandes de renseignements (téléphone, courriel)
Assurer la gestion administrative des dossiers et le suivi des informations
Gérer les inscriptions et le suivi administratif des étudiants
Participer à la planification des enseignements, entretiens et examens
Contribuer à l'organisation des tests et évaluations (commande des supports, coordination logistique, suivi administratif)
Assurer le suivi des intervenants extérieurs et vacataires en lien avec les services concernés
Mettre à jour les tableaux de bord et outils de gestion (tableurs, bases de données, site TSH Langue)
Contribuer à l'organisation des rentrées universitaires et périodes d'examens
Assurer le suivi des effectifs et groupes d'étudiants
Participer à la gestion des données pédagogiques
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus si besoin
Assurer l'interface entre les équipes pédagogiques et les services administratifs
Contribuer aux actions de communication et de promotion des formations
Classer et archiver les documents administratifs

Dates pour candidater
Du 12/03/2026 au 13/04/2026

Poste ouvert aux personnels de catégorie B par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d'un an, prolongation possible)

Compétences organisationnelles
Sens de l'organisation et gestion des priorités
Capacité à planifier et suivre des activités administratives
Aptitude à travailler en équipe
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (pack office, tableur, messagerie)
Capacité à élaborer des documents administratifs
Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur (appréciée)
Connaissance de l'application SIFAC (atout)
Compétences comportementales
Très bon relationnel
Rigueur et fiabilité
Autonomie et capacité d'adaptation
Sens du service et de l'organisation

Diplôme :
Baccalauréat minimum
Bac +2 ou diplôme équivalent souhaité

Expérience :
Une première expérience dans la gestion administrative, la formation ou un poste similaire au sein d'un établissement d'enseignement supérieur est exigée.